A szolgáltatás igénybevételéhez egyedi azonosító kód (PIN-kód), azaz ügyfélazonosító szám szükséges, mely a papíron vagy ügyfélkapun keresztül beküldött „TEL” nyomtatványon illetékmentesen kérhető. 2015-ben lehetőség van arra is, hogy a magánszemélyek a személyijövedelemadó-bevalláson (1453) kérjék az ügyfélazonosító számot. 

A telefonos ügyintézői rendszer előnye, hogy nem csupán az adózó járhat el saját ügyében, hanem képviselője is, amennyiben a NAV-hoz bejelentett állandó és teljes körű meghatalmazással rendelkezik.

Az ügyintézés az adózó azonosításával kezdődik, melyhez az adóazonosító jelet, illetve az ügyfélazonosító számot kell megadni. A sikeres azonosítást követően az ügyfél az intézendő ügyének megfelelő menüpont kiválasztásával rögtön az ügyintézővel veszi fel a kapcsolatot. A telefonbeszélgetést a NAV rögzíti, mely 90 napon belül – üzemidőn kívül – visszahallgatható.

A telefonos ügyintéző rendszer belföldről helyi tarifával a 06-40/20-21-22 telefonszámon, munkanapokon hétfőtől csütörtökig 8.30-tól 16 óráig, míg pénteken 8.30-tól 13.30-ig hívható. A témával kapcsolatban bővebb tájékoztatás a NAV honlapján érhető el.